Tjänstemannen är kvar på medeltiden

Publicerad i Dagens Industri den 9 november 2015

Så satt alla återigen kring det stora bordet i konferensrummet på högsta våningen. Det tog drygt en kvart innan frågan var avhandlad. Det handlade om att ändra tiden för ett inbokat styrelsemöte. Tio välbetalda personer hade just spenderat dyrbar tid på att febrilt bläddra i sina kalendrar. En aktivitet som hade tagit några få minuter med hjälp av en digital tjänst.

Hur kommer det sig att det år 2015 fortfarande finns utrymme att med ett glatt leende stolt proklamera att den fina läderalmanackan minsann inte ska rationaliseras bort för en digital kalender och att Mont Blanc-pennan är det bästa verktyget för en att-göra-lista? Hur kommer det sig att anteckningar och dokument fortfarande skrivs för hand och försvinner i gamla block och i dammiga pärmar?

Frågan kan tyckas banal. Men det handlar om att fokusera på värdeskapande aktiviteter snarare än att slösa bort tid på administration eller att leta information. Det är många minuter per dag, och kanske även heltidstjänster, som skulle sparas om alla möten bokades via Doodle istället för i oändliga mailslingor. Om alla hade Dropbox för att göra sina dokument tillgängliga, även för externa samarbetspartner. Om alla installerade smarta mailfilter för att sortera ut det viktigaste. Om Evernote användes för att hålla reda på anteckningar, Scannable för att spara visitkort direkt i kontaktlistan, Pipes för att snabbt summera långa textstycken, Instapaper för att samla läsvärda artiklar och tillgängliggöra dem för kollegornas kunskapstörst. Eller om Slack fick vara företagets sociala nav för att diskutera nya idéer och få omedelbar feedback. Den digitala ekonomin tillåter inte att viktig information sparas hos en enda individ, där den inte är delbar, sökbar eller möjlig att diskutera. Det är lätt att både misstolka och tappa bort Mont Blanc-pennans kråkfötter.

Inom industrin definieras möjliga effektiviseringar och automatiseringar av arbetsprocesser i detalj, med litet utrymme för individen att uttrycka preferenser för hantverksmässiga arbetsmetoder. I tjänstesektorn, inom ledningsgrupper och administrativa enheter, är situationen en helt annan.

Det är dags att hacka tjänstemannen. Utöver att spara hens tid kan en digitaliserad arbetsplats hjälpa till att komma bort från silos, traditionella hierarkier och stelbenta processer som var lämpade för en annan tidsera. Med en digital verktygslåda kan man bättre dela kunskap i nätverk, utveckla nya idéer och samla beslutsunderlag för komplexa beslut. När allt fler företag använder en flexibel arbetsstyrka med en stor andel frilansare och distansarbetare, behövs teknik för gemensamma diskussioner, idéutbyte och feedback trots fysiska avstånd.

Enligt Quora Research är hela 77 procent av yngre medarbetare i teknikbaserade start-ups öppna för arbetssätt som utmanar befintliga normer. Motsvarande siffra är endast 19 procent bland medarbetare i mer traditionella företag.

Det är inte svårt för vare sig en individ eller ett företag att göra en analys av sina värsta tids- och fokustjuvar, för att sedan ta fram en uppsättning digitala verktyg som råder bot på kaoset – man måste bara vilja. Därutöver finns alla de digitala lösningar som öppnar upp för ett nytt sätt att arbeta. Mark Zuckerberg, Facebooks grundare och vd, brukar säga: traditionella företag använder ny teknik för att förenkla det de redan gör, start-ups använder tekniken till att utmana allt som redan görs.

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>